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L'application Formulaires en ligne permet actuellement la mise en ligne de formulaires divers conçus par les administrateurs de la plateforme. Chaque formulaire est destiné à être utilisé par une liste d'utilisateurs (demandeurs) afin de réaliser des demandes. Chaque formulaire est destiné à être utilisé par une seconde liste d'utilisateurs (valideurs) afin de traiter les demandes émises. Il n'y a donc qu'un niveau de validation. Si l'on souhaite un niveau supplémentaire, le recours à l'application Workflow est indispensable. Ceci nécessite de décentraliser la gestion des formulaires et requière des compétences plus techniques. Afin de pallier à cela et rendre l'application Formulaires en ligne encore plus pertinente et utilisable, une évolution majeure est indispensable.

Chaque demande issue d'un formulaire pourra être validée par le responsable hiérarchique du demandeur (celui renseigné dans son profil). Cette option se traduira par une case à cocher intitulée Validation hiérarchique présente dans les informations principales du formulaire.
En plus de cette validation hiérarchique optionnelle, une validation intermédiaire pourra être mise en place. A l'image de la zone Liste des valideurs, la liste Liste des valideurs intermédiaires permettra de définir les personnes qui devront traiter les demandes après le responsable hiérarchique et avant les valideurs finaux. Pour un formulaire, entre une et trois validations pourront donc être mises en place . La validation finale restera obligatoire. Cette vérification sera réalisée au moment de l'enregistrement du formulaire.

Lors de la saisie d'une demande via un formulaire avec validation hiérarchique, le responsable hiérarchique sera clairement indiqué. Ainsi, le demandeur pourra vérifier l'exactitude de cette information vitale. Si le responsable n'est pas renseigné dans le profil du demandeur, la demande ne sera pas possible. Un message explicite avertira l'utilisateur et l'invitera à se rendre sur son profil afin de renseigner son responsable (ou d'alerter les personnes compétentes s'il ne peut pas renseigner son responsable lui-même).

L'écran principal de l'application ne connaîtra pas de changements majeurs.
En tant que demandeur, le bloc Mes demandes en attente de validation évoluera légèrement afin de faire apparaître l'état d'avancement de chaque demande à la place de l'information Lue/Non lue. Une image explicite permettra de connaître à la fois l'état courant de la demande sur le nombre total d'état.
Les demandes émises se retrouveront dans le bloc Demandes validées uniquement lorsque la validation finale aura eu lieu. Dès qu'une demande sera refusée (quel que soit le niveau de validation), elle se retrouvera dans le bloc Demandes refusées.
En tant que valideur, le bloc Demandes à valider n'évoluera pas et présentera toujours la liste des demandes à traiter à l'instant T quel que soit le statut du valideur (hiérarchique, intermédiaire ou final).

Que ce soit pour le demandeur ou pour les valideurs, l'écran de chaque demande sera enrichi afin d'indiquer le plus clairement possible où en est la validation : affichage de tous les états possibles, affichage de l'état courant, affichage des validations précédentes et restantes. Pour chaque validation, l'identité du valideur, son action (validation ou refus), la date d'action seront clairement affichés sur l'écran.

Les valideurs pourront associer un commentaire facultatif à leur décision. Ces commentaires seront ajoutés aux notifications adressées aux valideurs suivants. En cas de validation, ils pourront décider de le rendre visible au demandeur grâce à une case à cocher. En cas de refus, le commentaire sera obligatoire et sera toujours visible du demandeur. Ces commentaires seront également affichés sur la demande elle-même. Le valideur hiérarchique et le valideur intermédiaire disposeront d'une case à cocher leur permettant d'activer ou non la réception d'une notification à chaque validation ultérieure.

A chaque action, une notification sera donc adressée automatiquement au(x) valideur(s) suivant(s) afin de les avertir de l'action qu'ils ont à mener.

L'écran qui présente toutes les demandes aux valideurs devra évoluer. La colonne Etat utilisera la même image que celle prévue dans le bloc Mes demandes en attente de validation. Les colonnes suivantes devront être ajoutées : Supérieur hiérarchique, Date, Action (validation ou refus), Validation intermédiaire, Date, Action (validation ou refus). Les valideurs retrouveront donc ici toutes les demandes qu'ils ont traités, qu'ils doivent traiter ou qu'ils devront traiter.
Afin d'être plus lisible, ce tableau présentera uniquement les nouvelles colonnes utiles en tenant compte de l'ensemble des demandes à afficher. Par exemple, si la validation intermédiaire n'est utilisée par aucun formulaire, les deux colonnes dédiées à cette validation ne seront pas présentées.

L'export CSV permet actuellement d'exporter toutes les données relatives à toutes les demandes issues d'un même formulaire. Cet export contiendra, en plus des données relatives à la validation finale, les nouvelles données suivantes : supérieur hiérarchique, date, action (validation ou refus), valideur intermédiaire, date, action (validation ou refus). Il n'est pas prévu d’exporter une seule demande ou une sélection de demandes.
L'export CSV ne sera possible que pour les valideurs finaux.

Le valideur final pourra archiver les demandes. Ces demandes seront alors dans l'état Archivé. L’écran qui présente toutes les demandes sera enrichi d'une liste déroulante qui permettra de filtrer sur les différents états (Validation hiérarchique, Validation intermédiaire, Validation finale, Validé, Refusé, Archivé). Les demandes archivées pourront alors être supprimées par le valideur final.