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Feature #11593

Validations successives

Added by Nicolas Eysseric 4 months ago. Updated about 1 month ago.

Status:
Closed
Priority:
Normal
Start date:
06/26/2020
Due date:
% Done:

100%

Estimated time:

Description

L'application Formulaires en ligne permet actuellement la mise en ligne de formulaires divers conçus par les administrateurs de la plateforme. Chaque formulaire est destiné à être utilisé par une liste d'utilisateurs (demandeurs) afin de réaliser des demandes. Chaque formulaire est destiné à être utilisé par une seconde liste d'utilisateurs (valideurs) afin de traiter les demandes émises. Il n'y a donc qu'un niveau de validation. Si l'on souhaite un niveau supplémentaire, le recours à l'application Workflow est indispensable. Ceci nécessite de décentraliser la gestion des formulaires et requière des compétences plus techniques. Afin de pallier à cela et rendre l'application Formulaires en ligne encore plus pertinente et utilisable, une évolution majeure est indispensable.

Chaque demande issue d'un formulaire pourra être validée par le responsable hiérarchique du demandeur (celui renseigné dans son profil). Cette option se traduira par une case à cocher intitulée Validation hiérarchique présente dans les informations principales du formulaire.
En plus de cette validation hiérarchique optionnelle, une validation intermédiaire pourra être mise en place. A l'image de la zone Liste des valideurs, la liste Liste des valideurs intermédiaires permettra de définir les personnes qui devront traiter les demandes après le responsable hiérarchique et avant les valideurs finaux. Pour un formulaire, entre une et trois validations pourront donc être mises en place . La validation finale restera obligatoire. Cette vérification sera réalisée au moment de l'enregistrement du formulaire.

Lors de la saisie d'une demande via un formulaire avec validation hiérarchique, le responsable hiérarchique sera clairement indiqué. Ainsi, le demandeur pourra vérifier l'exactitude de cette information vitale. Si le responsable n'est pas renseigné dans le profil du demandeur, la demande ne sera pas possible. Un message explicite avertira l'utilisateur et l'invitera à se rendre sur son profil afin de renseigner son responsable (ou d'alerter les personnes compétentes s'il ne peut pas renseigner son responsable lui-même).

L'écran principal de l'application ne connaîtra pas de changements majeurs.
En tant que demandeur, le bloc Mes demandes en attente de validation évoluera légèrement afin de faire apparaître l'état d'avancement de chaque demande à la place de l'information Lue/Non lue. Une image explicite permettra de connaître à la fois l'état courant de la demande sur le nombre total d'état.
Les demandes émises se retrouveront dans le bloc Demandes validées uniquement lorsque la validation finale aura eu lieu. Dès qu'une demande sera refusée (quel que soit le niveau de validation), elle se retrouvera dans le bloc Demandes refusées.
En tant que valideur, le bloc Demandes à valider n'évoluera pas et présentera toujours la liste des demandes à traiter à l'instant T quel que soit le statut du valideur (hiérarchique, intermédiaire ou final).

Que ce soit pour le demandeur ou pour les valideurs, l'écran de chaque demande sera enrichi afin d'indiquer le plus clairement possible où en est la validation : affichage de tous les états possibles, affichage de l'état courant, affichage des validations précédentes et restantes. Pour chaque validation, l'identité du valideur, son action (validation ou refus), la date d'action seront clairement affichés sur l'écran.

Les valideurs pourront associer un commentaire facultatif à leur décision. Ces commentaires seront ajoutés aux notifications adressées aux valideurs suivants. En cas de validation, ils pourront décider de le rendre visible au demandeur grâce à une case à cocher. En cas de refus, le commentaire sera obligatoire et sera toujours visible du demandeur. Ces commentaires seront également affichés sur la demande elle-même. Le valideur hiérarchique et le valideur intermédiaire disposeront d'une case à cocher leur permettant d'activer ou non la réception d'une notification à chaque validation ultérieure.

A chaque action, une notification sera donc adressée automatiquement au(x) valideur(s) suivant(s) afin de les avertir de l'action qu'ils ont à mener.

L'écran qui présente toutes les demandes aux valideurs devra évoluer. La colonne Etat utilisera la même image que celle prévue dans le bloc Mes demandes en attente de validation. Les colonnes suivantes devront être ajoutées : Supérieur hiérarchique, Date, Action (validation ou refus), Validation intermédiaire, Date, Action (validation ou refus). Les valideurs retrouveront donc ici toutes les demandes qu'ils ont traités, qu'ils doivent traiter ou qu'ils devront traiter.
Afin d'être plus lisible, ce tableau présentera uniquement les nouvelles colonnes utiles en tenant compte de l'ensemble des demandes à afficher. Par exemple, si la validation intermédiaire n'est utilisée par aucun formulaire, les deux colonnes dédiées à cette validation ne seront pas présentées.

L'export CSV permet actuellement d'exporter toutes les données relatives à toutes les demandes issues d'un même formulaire. Cet export contiendra, en plus des données relatives à la validation finale, les nouvelles données suivantes : supérieur hiérarchique, date, action (validation ou refus), valideur intermédiaire, date, action (validation ou refus). Il n'est pas prévu d’exporter une seule demande ou une sélection de demandes.
L'export CSV ne sera possible que pour les valideurs finaux.

Le valideur final pourra archiver les demandes. Ces demandes seront alors dans l'état Archivé. L’écran qui présente toutes les demandes sera enrichi d'une liste déroulante qui permettra de filtrer sur les différents états (Validation hiérarchique, Validation intermédiaire, Validation finale, Validé, Refusé, Archivé). Les demandes archivées pourront alors être supprimées par le valideur final.

#1

Updated by Nicolas Eysseric 3 months ago

  • Status changed from New to In progress...
  • Assignee set to Yohann Chastagnier
#2

Updated by Nicolas Eysseric 3 months ago

  • Assignee changed from Yohann Chastagnier to Nicolas Eysseric
  • % Done changed from 0 to 40
#3

Updated by Nicolas Eysseric 2 months ago

  • % Done changed from 40 to 60
#4

Updated by Nicolas Eysseric about 1 month ago

  • Status changed from In progress... to Resolved
  • % Done changed from 60 to 100
#5

Updated by Miguel Moquillon about 1 month ago

  • Status changed from Resolved to Integration in progress...
#6

Updated by Miguel Moquillon about 1 month ago

Ces commentaires seront ajoutés aux notifications adressées aux valideurs suivants. En cas de validation, ils pourront décider de le rendre visible au demandeur grâce à une case à cocher.

Il n'y a pas de case à cocher. Ce qui fait qu'automatiquement le commentaire associé à la validation d'une demande est toujours visible au demandeur (via la notification ou ses demandes validées).
En cas de refus, le commentaire sera obligatoire et sera toujours visible du demandeur.

Marche pas : je peux refuser sans laisser un seul commentaire.

Comportements inattendus :

Modification ultérieure de niveau de validation

  1. un formulaire a un validateur final.
  2. des demandes ont été réalisées avec ce formulaire
  3. le validateur final a accepté ou refusé la demande
  4. le formulaire est modifié plus tard : plus de validateur final mais une validation hiérarchique
  5. les demandes validées ou refusées, issues du formulaire ainsi modifié, sont toujours en état validé ou refusé mais présentent désormais une section de validation hiérarchique non réalisée et celle de la validation finale mais en sous-teinte. (Évidemment, le validateur hiérarchique ne peut rien faire puisque les demandes ont déjà été validées ou refusée au final.)

Même comportement lorsque le formulaire est modifié après coup avec un validateur intermédiaire, avec un validateur hiérarchique + un validateur intermédiaire (avec ou sans validateur final).

Un validateur hiérarchique et un validateur intermédiaire mais pas de validateur final
  • Dans ce cas, le formulaire reste en état en cours de validation auprès du demandeur (dans la zone "Demande en cours de validation")
  • Le validateur intermédiaire, lors de sa validation, se voit demander s'il souhaite être informé des étapes suivantes alors qu'il n'y a pas d'autres validateurs.
  • Si un validateur final a été ajouté après coup, ce dernier pourra valider les demandes précédentes.

Un validateur intermédiaire mais pas final
Même comportement que précédemment.

Avec un niveau à 2 ou 3 validations avec un même validateur
Si dans une demande, le validateur hiérarchique se trouve être le même que le validateur intermédiaire et/ou final, alors celui-ci devra valider deux à trois fois la demande qu'il a déjà validé !

Refus du responsable hiérarchique avec un formulaire à 3 niveaux de validation
Si le responsable hiérarchique refuse une demande, celle-ci apparaît avec la validation intermédiaire en pleine teinte au contraire de la validation finale comme si cette étape était encore en cours alors que la demande a bien été clôturée avec un refus. Il faudrait définir la représentation de manière uniforme des étapes qui n'ont plus lieux lorsqu'une demande est clôturée avec un refus à une étape précédente.

Annulation d'une demande avec un formulaire à 3 niveaux de validation
Même représentation que précédemment. Il faudrait là aussi définir la représentation de manière uniforme des étapes qui n'ont plus lieux d'être lorsqu'une demande a été annulée lors d'une étape précédente.

#7

Updated by Miguel Moquillon about 1 month ago

Pour éviter certains comportements décrits dans la note ci-dessus, il faudrait rendre obligatoire le renseignement du validateur final lorsque celui intermédiaire est renseigné.

#8

Updated by Yohann Chastagnier about 1 month ago

  • Status changed from Integration in progress... to Assigned
  • Assignee changed from Nicolas Eysseric to Yohann Chastagnier
#9

Updated by Yohann Chastagnier about 1 month ago

  • Status changed from Assigned to In progress...
#10

Updated by Yohann Chastagnier about 1 month ago

Miguel Moquillon a écrit (#note-7):

Pour éviter certains comportements décrits dans la note ci-dessus, il faudrait rendre obligatoire le renseignement du validateur final lorsque celui intermédiaire est renseigné.

C'est en effet ce à quoi nous avons pensé mettre en place avec Nicolas.

Miguel Moquillon a écrit (#note-6):

[...]
Il n'y a pas de case à cocher. Ce qui fait qu'automatiquement le commentaire associé à la validation d'une demande est toujours visible au demandeur (via la notification ou ses demandes validées).

C'est un point fonctionnel qui a en effet été mis de côté. Pour le moment rien ne sera fait à ce sujet.

Miguel Moquillon a écrit (#note-6):

Avec un niveau à 2 ou 3 validations avec un même validateur
Si dans une demande, le validateur hiérarchique se trouve être le même que le validateur intermédiaire et/ou final, alors celui-ci devra valider deux à trois fois la demande qu'il a déjà validé !

Il n'y aura pas de gestion particulière à propos de ce cas. Du moins pas dans un premier temps.


Autrement, je prends en compte les autres retours pour ajuster les choses.
Merci.

#11

Updated by Yohann Chastagnier about 1 month ago

  • Status changed from In progress... to Resolved

Lorsque la suppression directe n'est pas activée et que le formulaire est à l'état publié ou que l'utilisateur le publie, le système s'assure qu'il existe au moins un validateur final (limitation: si seul un groupe vide est renseigné et que ce dernier n'a pas d'utilisateur valide, le système va considérer qu'il existe quand même au moins un validateur).
Les retours d'erreur sont gérés pour être présentés sous leur forme fonctionnelle à l'utilisateur.

Lorsque la suppression directe est activée, tous les champs permettant de gérer les validateurs au niveau d'un formulaire sont masqués et les données de ce dernier autour de la validation sont supprimées. Si cette suppression est activée alors que des demandes existent déjà, ces dernières ne sont pas supprimées et les validations déjà réalisées restent présentées. Comme il n'y a plus de validateur pour ces demandes, les créateurs ont dans ce cas la possibilité de les supprimer.

Des messages d'information des traitements réalisés avec succès ont été ajoutés autour de la manipulation des informations ou de l'état d'un formulaire.

Le commentaire de refus est maintenant bien vérifié.

Tant qu'une demande reste dans un état en cours de validation, les indicateurs et étapes de validation présentés correspondent aux étapes de validation déjà réalisées plus celles à venir. Une fois que la validation est effective pour une demande, les indicateurs et étapes de validation présentés correspondent aux étapes de validation réalisées.

#12

Updated by Miguel Moquillon about 1 month ago

  • Status changed from Resolved to Integration in progress...
#13

Updated by Miguel Moquillon about 1 month ago

  • Status changed from Integration in progress... to Closed

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